Supplier Code of Conduct

Indledning 

Virksomhederne i IGEPA-koncernen (i det følgende benævnt “IGEPA”) bestræber sig på at drive og udvikle deres forretning ansvarligt og bæredygtigt i hele værdikæden. Ud over proceduremæssige, økonomiske og tekniske kriterier er IGEPA opmærksom på sociale og økologiske aspekter som menneskerettigheder, arbejdsforhold, forebyggelse af korruption og miljøbeskyttelse i sine indkøbsaktiviteter. IGEPA er forpligtet til økologisk og socialt ansvarlig virksomhedsledelse. Vi forventer den samme adfærd fra vores forretningspartnere. Ud over omkostninger, kvalitet og pålidelighed er innovation og bæredygtighed derfor nøglefaktorer for IGEPA, når vi udvælger og evaluerer leverandører.   

Denne ‘Supplier Code of Conduct’ (i det følgende benævnt “SCoC”) beskriver kravene til alle IGEPAs leverandører. Denne SCoC gælder for alle IGEPA-virksomheder i hele verden. Leverandøren forpligter sig til at opfylde principperne og kravene i denne SCoC og til at opmuntre sine leverandører og/eller underleverandører til at overholde de standarder og regler, der er fastsat i denne SCoC. 

SCoC indeholder minimumsstandarder for vores leverandører, ud over anvendeligheden af gældende love og regler, og er en integreret del af alle kontrakter mellem leverandører og IGEPA. Hvis der er uoverensstemmelser mellem kravene i love og regler og denne SCoC eller mellem leverandørens egen Code of Conduct og denne SCoC, skal leverandøren overholde de strengere bestemmelser. For visse indkøbskategorier kan der gælde udvidede krav ud over disse SCoC. SCoC er baseret på nationale love og regler, f.eks. loven om rettidig omhu i leverandørkæden (“LkSG”) og internationale konventioner som FN’s Verdenserklæring om Menneskerettigheder, retningslinjerne for børns rettigheder og forretningsadfærd, FN’s vejledende principper for erhvervsliv og menneskerettigheder, de internationale arbejdsstandarder fra Den Internationale Arbejdsorganisation og FN’s Global Compact. 

Definitioner

En “Leverandør” er en fysisk eller juridisk person, der tilbyder varer og/eller tjenesteydelser til IGEPA eller leverer varer og/eller tjenesteydelser på vegne af IGEPA. Udtrykket “IGEPA-repræsentant” omfatter alle juridiske og kontraktlige repræsentanter for IGEPA.  

Overholdelse af loven og virksomhedens due diligence-forpligtelser  

Leverandøren forpligter sig til at drive sin virksomhed i overensstemmelse med loven. Dette er det væsentlige grundprincip for økonomisk ansvarlig adfærd. Leverandøren skal overholde de gældende juridiske krav og forpligtelser. 

I særdeleshed skal leverandøre

• Overholde alle gældende nationale love og bestemmelser, der gælder for det respektive kontraktforhold. 
• Gennem passende ledelsessystemer, politikker og retningslinjer, effektiv risikostyring, uddannelse og tildeling af tilstrækkelige ressourcer demonstrere, at de er forpligtet til og overholder kravene i denne SCoC eller deres egen tilsvarende Code of Conduct og alle andre gældende love og regler. Foranstaltningerne skal være passende i forhold til størrelsen og arten af leverandørens virksomhed.  
• Leverandøren forpligter sig til at samarbejde og støtte, når der skal gennemføres afhjælpende og/eller forebyggende foranstaltninger i henhold til LkSG. 
• Sikre, at leverandørens medarbejdere og forretningspartnere og andre relevante interessenter har adgang til klagemekanismer, så de fortroligt og/eller anonymt kan give udtryk for deres bekymringer om potentiel forseelse i forhold til kravene i denne SCoC. Leverandøren skal også have procedurer på plads til at håndtere disse bekymringer og afhjælpe bekræftede tilfælde. 
• I tvivlstilfælde skal leverandøren være i stand til at bevise, at den har overholdt de respektive standarder i denne SCoC.  
• Generelle forpligtelser 

Virksomhedsansvar og forretningsintegritet 

Leverandøren skal i særdeleshed  

• Sikre, at forretningsbeslutninger træffes uden interessekonflikter med private interesser eller andre aktiviteter. De må ikke tolerere korruption i nogen som helst form og må aldrig give, acceptere eller skaffe bestikkelse eller fordele af pengeværdi med det formål at opnå en kontrakt eller anden præferencebehandling i forretningsforbindelser. 
• Skal undgå upassende forretningsunderholdning, der kan påvirke resultatet af forretningsbeslutninger på en upassende måde. 
• Må ikke betale rejse- eller opholdsudgifter for IGEPA-repræsentanter. Gaver er kun tilladt inden for rimelige, små grænser. Passende og socialt acceptabel forplejning i forbindelse med forretningsarrangementer er tilladt. 
• Skal undgå interessekonflikter for leverandøren og dennes medarbejdere uden at tilsidesætte den legitime forretningsinteresse. Sådanne potentielle interessekonflikter skal rapporteres til IGEPA. 
• Må aldrig deltage i hvidvaskning af penge eller finansiering af terror eller kriminelle aktiviteter og skal overholde gældende handelssanktionsprogrammer. Dette kræver omhyggelig screening, før man vælger en forretningspartner. 
• Skal konkurrere loyalt og i overensstemmelse med alle gældende antitrust- og konkurrencelove, uden f.eks. at aftale prisfastsættelse, volumenaftaler, markedsandele eller kundetildelinger eller udveksle konkurrencefølsomme oplysninger. 
• Skal overholde relevante databeskyttelseslove og andre relaterede regler. 
• Skal beskytte betroede, fortrolige og følsomme oplysninger med behørig omhu og sikre sikkerheden i elektroniske databehandlingsprocedurer; alle IT-relaterede risici skal identificeres og afhjælpes, og der skal udføres regelmæssige kontroller. 
• Skal overholde alle gældende regler og bestemmelser vedrørende produktsikkerhed, kvalitet og due diligence-forpligtelser for alle leverede varer såsom udstyr, artikler, kemikalier og tjenester, herunder eventuelle regler fastsat af IGEPA. 

Sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen 

Leverandøren skal især:  

• Overholde alle gældende og gyldige regler for sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen og sørge for et sikkert og sundt arbejdsmiljø for medarbejdere og besøgende. Al indkvartering, der stilles til rådighed af leverandøren, skal være sikker, komfortabel og hygiejnisk. 
• Skal udpege en person, der er ansvarlig for sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen i organisationen. 
• Skal træffe de nødvendige foranstaltninger – herunder passende kontrolforanstaltninger, arbejdsprocedurer, arbejdspladsinspektioner, beredskabsplaner og levering af sikkerhedsudstyr – for at forhindre farer og ulykker på arbejdspladsen. 
• Skal overvåge og registrere sundheds- og sikkerhedseffektivitet og farer og rapportere og undersøge alle sundheds- og sikkerhedshændelser. 
• Skal sikre, at personalet har modtaget passende sundheds- og sikkerhedstræning, bestræbe sig på at øge bevidstheden om sundheds- og sikkerhedsspørgsmål blandt sine medarbejdere og underleverandører og sikre en sikkerhedskultur gennem gennemsigtig kommunikation. 

Menneskerettigheder og arbejdstagerrettigheder 

Leverandøren skal især:  

• Respektere internationalt anerkendte menneskerettigheder og udvise due diligence i forhold til menneskerettigheder, undgå negative påvirkninger og afhjælpe dem, hvor det er relevant.  
• Skal tilbyde lige muligheder for alle medarbejdere og ikke diskriminere nogen på baggrund af deres etnicitet, køn, handicap, seksuelle orientering, religiøse eller politiske overbevisning eller andre sådanne karakteristika, både inden for virksomheden og i forhold til forretningspartnere. IGEPA forventer, at leverandøren fremmer lige muligheder og forhindrer ulige behandling ved ansættelse, forfremmelse eller tildeling af uddannelses- og videreuddannelsesprogrammer. Ulig behandling omfatter især betaling af ulige løn for arbejde af samme værdi. 
• Må ikke tolerere nogen form for fysisk, psykisk, verbal eller seksuel chikane eller misbrug af medarbejdere. 
• Leverandøren respekterer forbuddet mod børnearbejde, især forbuddet mod at ansætte et barn under den alder, hvor den obligatoriske skolegang ophører i henhold til loven på ansættelsesstedet, hvor alderen for ansættelse ikke må være under 15 år (i overensstemmelse med ILO-konvention 138 om børnearbejde).  
• Skal sikre, at beskæftigelse af unge over minimumsalderen, men under 18 år, ikke bringer deres uddannelse, sundhed, sikkerhed eller moral i fare. 
• Leverandøren respekterer forbuddet mod ansættelse af personer i tvangsarbejde, alle former for slaveri, slaverilignende praksis, trældom eller undertrykkelse på arbejdspladsen, herunder tilbageholdelse af pas eller andre dokumenter fra medarbejderne.  
• Skal følge etiske rekrutteringsprocedurer og sikre, at ethvert rekrutteringsbureau, der arbejder på vegne af leverandøren, gør det samme. Medarbejderne skal have skriftlige ansættelseskontrakter, og der må ikke opkræves rekrutteringsgebyrer. 

• Skal respektere medarbejdernes ret til at organisere sig, danne og tilslutte sig (eller ikke tilslutte sig) en fagforening og forhandle kollektivt.  
• Skal betale medarbejderne mindst den lovpligtige mindsteløn og anerkende retten til passende aflønning. Overarbejde skal kompenseres med en tillægssats eller i overensstemmelse med national lovgivning. Løn og overarbejde skal udbetales regelmæssigt og direkte til de(n) ansatte. 
• Skal foreskrive rimelige arbejdstider, der er i overensstemmelse med gældende love og kollektive overenskomster. Overarbejde skal være frivilligt, medmindre undtagelser er tilladt i kollektive arbejdsaftaler eller lignende kontrakter. 
• Skal give alle medarbejdere mindst 24 timers sammenhængende hvile i hver periode på syv dage. 
• Skal tillade medarbejderne frit at gå ind og ud af deres arbejdsplads og enhver bolig, der stilles til rådighed af leverandøren. 
• Leverandøren respekterer forbuddet mod ulovlig udsættelse og forbuddet mod ulovlig inddragelse af jord, skove og vand i forbindelse med erhvervelse, udvikling eller anden brug af jord, skove og vand, hvis brug sikrer en persons levebrød. 
• Leverandøren respekterer forbuddet mod at indsætte private eller offentlige sikkerhedsstyrker, hvis forbuddet mod tortur tilsidesættes, liv eller lemmer skades, eller forenings- og fagforeningsfriheden krænkes på grund af manglende instruktion eller kontrol ved indsættelsen af sikkerhedsfirmaet. 

Menneskerettigheder og arbejdstagerrettigheder 

Leverandøren skal især:  

• Overholde gældende love og bestemmelser om miljøbeskyttelse. Leverandøren skal sikre, at alle nødvendige miljøgodkendelser er tilgængelige, opdaterede og overholdt i virksomheden. 
• Leverandøren skal bruge ressourcerne effektivt og sikre tilstrækkelig driftskontrol for at minimere negative miljøpåvirkninger. Afhængigt af branchen skal der være regelmæssig driftskontrol med hensyn til emissioner og energiforbrug, vandforbrug og spildevand, råmaterialer, forurening og opbevaring og håndtering af kemikalier, farlige materialer og affald. 
• Skal aktivt overvåge drivhusgasemissioner fra driften, overholde eventuelle rapporteringskrav og bestræbe sig på at reducere dem. 
• Skal bestræbe sig på at fremme og forbedre den cirkulære økonomi i forretningsmodeller, produktdesign og drift. 
• Skal identificere sin virksomheds indvirkning på biodiversiteten og, hvor det er relevant, handle for at beskytte biodiversiteten. 
• Skal proaktivt forebygge miljøhændelser og sikre, at der er passende forebyggende og korrigerende foranstaltninger på plads til at reagere hensigtsmæssigt på sådanne hændelser. 
• Skal systematisk håndtere og kommunikere miljøovertrædelser og klager til berørte parter, herunder IGEPA, hvis de kan være berørt. 
• Skal – i rimeligt omfang – levere miljøpræstationsdata som input til miljøvurderinger, produktlivscyklusvurderinger og/eller varedeklarationer og mærkning, når IGEPA anmoder om det. 

Auditering og kontraktmæssig sikring 

Leverandøren skal tillade IGEPA eller en tredjepart, der er autoriseret af IGEPA, at verificere overholdelsen af kravene i denne SCoC gennem dialog, videregivelse af oplysninger eller – hvis IGEPA finder det nødvendigt – gennem et besøg på stedet. En sådan verifikation vil tage hensyn til leverandørens interesse i uforstyrret drift og vil blive udført i overensstemmelse med leverandørens juridiske og kontraktlige forpligtelser. 

Hvis IGEPA fastslår, at leverandøren ikke overholder denne SCoC, vil IGEPA angive, hvilke problemer der skal afhjælpes eller forbedres. Leverandøren skal derefter straks træffe korrigerende foranstaltninger og fremlægge passende dokumentation for den respektive afhjælpning og/eller forbedring. IGEPA forbeholder sig ret til at annullere udestående ordrer, suspendere fremtidige ordrer og/eller afslutte forretningsforholdet med leverandøren, hvis IGEPA identificerer en overtrædelse af denne SCoC, eller hvis leverandøren nægter eller ikke er i stand til at foretage korrigerende handlinger som anmodet af IGEPA. Dette gælder uanset aftaler mellem IGEPA og leverandøren, som denne SCoC er en integreret del af, almindelige og ekstraordinære opsigelsesregler. 

Flyer_SCOC_ENG.pdf